Sortez des tourments de vos pensées pour une programmation optimale au quotidien grâce à « notre guide de survie » des coups de rush !

 

S'organiser

 

Ca y est ! Vous êtes pris dans la spirale infernale d’un rythme effréné et vous avez la sensation de ne pouvoir ni freiner ni dire stop… Saturation, fatigue, trop plein, envie de pleurer, de crier sont devenus votre quotidien… Bienvenue dans le monde du stress, des angoisses, de l’anxiété et du burnout !

Pourtant, vos envies seraient plutôt de respirer, de gérer votre temps comme vous le souhaitez, à votre rythme, de réussir à avoir du temps pour vous, votre famille, votre travail, … En bref, savourer votre vie à chaque instant ! Mais c’est plus fort que vous, cela vous échappe …

Cependant, il existe bien des personnes, dans la même situation de vie que vous, qui arrivent sans problème à prendre leur temps, à s’organiser et à répondre à leurs besoins. La vie est tellement simple pour elles… (soupir…)

A travers ce guide, vous allez découvrir des astuces, les erreurs à éviter, comment passer de la théorie à la réalité et, pour finir, la mise en pratique. L’objectif principal est de mieux s’organiser pour gérer plus facilement les gros événements, type rentrée scolaire, réunion de famille, départ en vacances, …

Constitué en observant les grands chefs d’entreprise de ce monde, en écoutant les grands maîtres spirituels et en étudiant les trucs et astuces de chacun, son principe est de vous donner des recettes qui marchent pour certains. Alors, pourquoi pas pour vous ?

La démarche principale est simple : plus vous prendrez votre temps, plus vous ferez les choses rapidement et efficacement ! Vous pourrez peut-être retrouver des choses que vous faites déjà et de nouvelles idées : faites votre choix !

 

Nos 10 ingrédients :

1- Préparer et déterminer vos objectifs et votre motivation : tous les métiers du bâtiment et les ingénieurs pourront vous le dire : « 80% de votre efficacité et de votre réussite sont dans la préparation ! »
La première étape est donc de se poser et de se demander ce que l’on attend de l’événement qui vient et de soi-même. Cela mettra en évidence immédiatement votre motivation et l’énergie que vous serez prêt à investir dans l’action.
Erreur à éviter : partir à toute vitesse, la tête dans le guidon, dans toutes les directions… pour arriver directement à la case « épuisement » !

2- Prendre du temps pour soi : pour travailler en qualité et non pas en quantité.
Dans votre liste de tâches et votre planning, il est primordial de savoir prendre du temps pour soi. Pourquoi ? Tout simplement car c’est vous le seul maître à bord de votre vie ! Si vos capacités se dégradent, c’est tout votre projet qui en pâtira… En prenant du temps pour vous, vous vous changerez les idées, vous prendrez du recul et du temps pour respirer et recharger vos batteries. Ainsi, vous retrouverez naturellement 100% de votre efficacité pour continuer votre progression.
Erreur à éviter : entrer dans la phase « décisions de fatigue » : « Je peux le faire, c’est rapide… » et transformer les 15 minutes en 2h…, se forcer…, insister…, prendre des décisions…, et surtout faire des erreurs, en avançant à contre-courant…

3- Définir vos priorités grâce à une liste de tâches : pour ne pas vous perdre dans les actions à réaliser.
L’étape suivante est d’utiliser immédiatement une liste de tâches (la fameuse « To do list »), en listant toutes les choses à accomplir et en les classant par ordre de priorité avec une numérotation de 1 à 3 : 1 (prioritaire), 2 (secondaire) et 3 (si j’ai le temps).

Prenez du recul sur votre liste car, réellement, toutes les choses à accomplir ne sont pas toutes prioritaires. Les 2 critères importants sont l’urgence (à faire immédiatement sans attendre) et l’importance (fondamentale mais sans date butoir ou lointaine). Le reste n’est pas prioritaire !!!
Piège à éviter : une liste de tâches n’est pas un outil pour vous mettre une pression supplémentaire, mais vraiment un élément pour vous aider à s’organiser. Si cela devient une obligation, n’utilisez pas de liste de tâches.

Erreur à éviter : Tout est important et prioritaire… Dwight Eisenhower, président américain, disait : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ! »
Si vous êtes plusieurs, pensez à répartir les tâches : il est aussi très utile de penser à déléguer certaines tâches. Certaine fois, cela peut vite devenir complexe, surtout si vous n’êtes pas spécialiste. Laissez votre égo de côté et vous gagnerez beaucoup de temps et vous vous éviterez beaucoup de soucis.

Outils utiles pour faire votre liste : un cahier, une feuille, un postit, applications Smartphone (Androïd : Gnotes, Wunderlist, Todoist – Apple : Wunderlist, Todoist, Anydo – Windows phone : Wunderlist, Todoist), …

4- Alterner entre les tâches difficiles et simples : pour varier les plaisirs.
Une fois que vos priorités sont établies, affinez votre répartition en fonction de l’intérêt que vous portez aux tâches à accomplir : commencez par les tâches les plus fastidieuses pour finir par les plus agréables. De cette manière, vous serez plus motivé pour terminer les tâches difficiles et vous aurez la sensation que les tâches simples sont comme un cadeau, une récompense que vous vous faites.
Erreur à éviter : faire uniquement ce que l’on aime et repousser éternellement au lendemain les tâches qui nous dérangent… pour finir par ne jamais les faire…

5- Réaliser un planning : avoir une visibilité sur le court, moyen et long terme pour mieux se préserver, s’organiser à l’avancer et être plus motivé.
Une fois que vous savez ce que vous avez à faire, il sera intéressant de faire un planning pour savoir comment, avec qui et dans quels délais réaliser les tâches. Cette projection est primordiale pour identifier les sous-objectifs à atteindre, les directions à prendre et l’énergie à investir une fois sur le terrain.
Erreur à éviter : ne pas se projeter dans le futur par peur de l’échec, par manque de connaissance ou d’expérience, rester seul dans sa bulle, « On verra demain », avancer sans but ni direction …

6- Arrêter de répondre aux emails dès qu’ils arrivent et stopper Internet : pour ne pas être interrompu sans arrêt et être plus productif !
Mettez un point d’honneur dans votre organisation, à planifier des périodes particulières pour ne répondre qu’à vos emails, et une autre pour naviguer sur Internet. De cette manière, vous ne vous éparpillerez plus.
Astuce 1 : fermer toutes les pages internet et votre boîte-mail de votre ordinateur et éteindre la connexion internet de votre smartphone.

Astuce 2 : savoir dire Non aux actions qui ne permettent pas d’atteindre votre but.
Erreur à éviter : vous le savez très bien qu’un email en amène un autre, qu’une page internet en amène une autre… pour finir sur Facebook ou YouTube et hop ! 1h30 de passée par magie… Oups ! Productivité = 0 !!!

7- Faire des bilans réguliers : pour savoir où vous en êtes, prendre du recul et être content de soi.
Pour vous donner un maximum de force, de satisfaction personnelle et de motivation, faites le point régulièrement sur ce que vous avez accompli (par exemple, cela peut être tous les soirs et toutes les fins de semaine). Ainsi vous constaterez plus facilement vos progrès et votre évolution. Psychologiquement, cela vous permettra d’avancer beaucoup plus rapidement et de manière plus structurée vers votre but, sans vous décourager.
Erreur à éviter : se concentrer sur ce qu’il reste à faire et être instantanément démotivé par la montagne de choses à accomplir… Dommage… Quel bel auto-sabotage !!!

8- Etre monotâche : se concentrer sur une chose à la fois pour rester efficace à 100% et s’organiser plus précisément.
Je suis désolé de vous annoncer ça, Mesdames, mais aucun être humain n’est multitâche car le cerveau humain n’est pas conçu pour ça.

La réalité est que, lorsque nous pensons faire plusieurs choses simultanément, notre cerveau fait un balayage et n’est concentré que sur une seule chose à la fois. Par exemple : surveiller les enfants, puis écouter la copine au téléphone, puis surveiller les pâtes qui cuisent, puis surveiller les enfants, puis écouter la copine, puis …
Erreur à éviter : faire du multitâches, s’éparpiller, être partout et surtout nulle part à la fois, pour finalement se perdre et s’épuiser…

9- Action : agir pour passer du rêve à la réalité !
Une fois que votre préparation est bouclée, la seule chose qu’il vous reste à faire est de passer à l’action pour construire et réaliser votre projet !!!
Erreur à éviter : penser, penser, penser, penser, … et surtout repousser les choses à demain : procrastiner et ne jamais avancer… Le fameux « Je le ferais demain…, on verra plus tard… ».

10- Tout va bien : « Don’t worry, be happy ! »
Maintenant que vous avez fait de votre mieux et que vous êtes passé à l’action, il ne vous reste plus qu’à profiter ! Et même s’il y a des imprévus et que la loi de Murphy (ou de l’emmerdement maximum) vous colle au train, le fait d’être triste et en colère contre les autres ne vous aidera pas plus, bien au contraire ! Donc, respirez, continuez à agir et souriez : tout va bien se passer !
Erreur à éviter : se laisser dépasser par vos émotions négatives, ne penser qu’au pire, déprimer, plus aucune envie d’avancer, … et une moindre contrariété devient une montagne…

Récapitulatif :

Pour passer maintenant à l’action, il est nécessaire de :

  1. Préparer et déterminer vos objectifs et votre motivation : tous les métiers du bâtiment et les ingénieurs pourront vous le dire : « 80% de votre efficacité et de votre réussite sont dans la préparation ! »
  2. Prendre du temps pour soi : pour travailler en qualité et non pas en quantité.
  3. Définir vos priorités – liste de tâches : pour ne pas vous perdre dans les actions à réaliser.
  4. Alterner entre les tâches difficiles et simples : pour varier les plaisirs.
  5. Réaliser un planning : avoir une visibilité sur le court, moyen et long terme pour mieux se préserver, s’organiser à l’avance et être plus motivé.
  6. Arrêter de répondre aux emails dès qu’ils arrivent et stopper Internet : pour ne pas être interrompu sans arrêt et être plus productif !
  7. Faire des bilans réguliers : pour savoir où vous en êtes, prendre du recul et être content de soi.
  8. Etre monotâche : se concentrer sur une chose à la fois pour rester efficace à 100% et s’organiser plus précisément.
  9. Action : agir pour passer du rêve à la réalité !
  10. Tout va bien : « Don’t worry be happy ! »

 

 

 

Pour aller plus loin :